客户需求清单
客户需求清单是采购流程的起点，它帮助双方快速对齐目标。您需要列出所需产品的具体类型，例如是办公文具中的文件夹、中性笔，还是体育用品中的跳绳、羽毛球拍，或是玩具用品和礼品定制项目。同时，明确每种产品的数量、预算范围以及期望的交货时间。对于首次合作的客户，建议额外备注使用场景或终端客户要求，以便我们推荐更合适的材质和工艺。老客户补单时，则可直接提供历史订单编号或产品编码，我们调取档案后即可快速复单。
需求清单越细致，沟通成本越低。例如，如果您需要定制企业礼品，请说明用途（如年会伴手礼、客户拜访礼品）、预期单价和数量，以及是否需要印Logo。我们将根据清单评估可行性并反馈交期。此外，若有特殊要求如环保材质、防静电包装等，也请一并写入清单。南辰文体支持多品类混批，合理规划清单有助于享受更优价格和交期安排。
产品规格表
产品规格表是确保产品符合预期的重要依据，尤其对于非标定制类产品。您需要提供材质、尺寸、颜色、包装方式等关键参数。例如，办公用纸需标明克重、尺寸（A4/A3）和包装数量；体育用品如篮球需说明材质（PU/橡胶）、尺寸（7号/5号）及是否充气发货。玩具用品则需关注安全标准，如是否通过3C认证，并提供适用的年龄范围。对于礼品定制，还需明确印刷工艺（丝印/烫金）和位置。
规格表应尽量量化，避免模糊描述。例如，颜色可提供潘通色号或附上色卡图片，尺寸以毫米或厘米为单位。若产品有行业标准（如GB/T），可参考标准编号。南辰文体可协助您完善规格表，但基础参数越完整，我们的报价和打样就越精准。同时，请注明验收标准，如允许的尺寸公差、色差范围等，以减少后续争议。
样品或样品图片
样品是直观确认产品外观和质感的最佳方式。对于首次订购或定制产品，建议您提供实物样品或高清多角度图片（含细节特写）。若没有现成样品，可提供类似产品参考或描述关键特征，我们可据此推荐相近款式或制作数字效果图。玩具用品和礼品定制尤其依赖样品确认，因为触感和色彩在屏幕上难以完全还原。南辰文体可免费提供已有款式的样品，定制样品则需支付打样费，大货订单后返还。
图片应清晰展示产品正面、侧面、背面及包装，如有Logo或特殊工艺需局部放大。建议在自然光下拍摄，避免色差。对于老客户补单，若产品无变更，可直接使用历史样品确认；若有改进点，请标注变更部位。我们收到样品或图片后，会在1个工作日内给出反馈，确认是否可量产或需调整。样品确认后，请妥善保管，作为大货验收的比对依据。
资质证明文件
资质证明文件是建立信任的基础，尤其对于工厂和采购商客户。请提供营业执照、产品质量检测报告、认证证书（如ISO9001、CE、3C等）以及环保或安全相关的合规文件。若为代理商，还需提供授权证明。南辰文体作为服务方，也会提供自身的资质供您参考。这些文件有助于我们评估供应能力，并确保产品符合法规要求。对于玩具用品，3C认证是强制性要求，务必提前提供。
资质文件请提供清晰扫描件或PDF原件，避免模糊或过期。若有多份文件，建议按类别整理成册。我们承诺对客户资料严格保密，仅用于业务对接。在合作过程中，若资质更新（如换证、新增认证），请及时同步。南辰文体也会定期复核供应商资质，确保供应链稳定。齐全的资质文件可缩短审批流程，尤其对于招标或大型采购项目，提前准备能显著提升效率。